Come organizzare la tua rubrica come un professionista?

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Ricordi l'ultima volta che hai scritto un numero di telefono nel tuo diario? No, perché il tempo è cambiato adesso. Grazie a smartphone e Internet super avanzati, ora possiamo salvare centinaia di numeri di telefono, e-mail e indirizzi di posta nel nostro elenco di contatti digitali. Ma potresti gestire in modo improprio il tuo elenco di contatti con vecchi contatti non necessari, indirizzi incompleti o duplicati che si accumulano come un disastro. Ciò rende più difficile trovare le informazioni giuste al momento giusto e l'intero processo di gestione della tua rubrica richiede molto lavoro.

Fortunatamente, ci sono molti suggerimenti per l'ottimizzazione dei contatti per mettere ordine nel caos del tuo elenco di contatti. Analizziamo qui:

● Sincronizza i contatti in un luogo consolidato

Se hai investito in un nuovo dispositivo iOS o Android, potresti aver precedentemente salvato i tuoi contatti su un account iCloud o su un account Google. Prima di eseguire qualsiasi passaggio per trasferire i contatti sul nuovo dispositivo, assicurati di organizzare tutti i tuoi contatti in una posizione consolidata. È importante risolvere i duplicati oi contatti incompleti.

Ecco il miglior consiglio: se scegli di memorizzare i tuoi contatti con un indirizzo Gmail, inserisci i tuoi contatti nella rubrica di Google e tienili lì. Puoi sincronizzare un account Google con praticamente qualsiasi telefono e accedervi sul Web. Inoltre, contiene un sacco di funzionalità all'avanguardia e può persino suggerire dati aggiornati per i tuoi contatti che utilizzano anche Gmail.

I client iPhone potrebbero corrispondere a iCloud, i client Samsung possono sincronizzarsi con il proprio account Samsung, ecc. Tuttavia, questi generalmente non hanno lo stesso numero di specifiche di Gmail. Gli altri account in genere non si sincronizzano con piattaforme diverse, quindi sarebbe conveniente per te sincronizzare tutte le informazioni della rubrica tramite i servizi di Gmail.

Se possiedi un telefono con sistema operativo Android, è probabile che i tuoi contatti siano stati precedentemente archiviati in un account Gmail. Tuttavia, nella remota possibilità che possiedi un iPhone, potrebbero essere riposti in qualsiasi numero di punti, quindi vai a > Impostazioni e dopo > Password e account per vedere i vari account sul telefono. Poi > Aggiungi account> Google. Tutte le voci registrate qui con "Contatti" sotto il suo nome è impostato per sincronizzare i contatti: questo potrebbe incorporare iCloud, Gmail, Yahoo, Outlook e altri.

Se hai contatti in account diversi, devi esportarli in un documento sul tuo PC, a quel punto importarli in Gmail (o il tuo record e-mail di decisione). Vai all'interfaccia web, scopri il file "Esportare" e usalo per mettere il documento sul tuo desktop per ora – a quel punto importalo nella tua posizione consolidata (preferibilmente, Google, poiché è accessibile nella maggior parte dei posti e sulla maggior parte dei gadget). Non prestare molta attenzione ai contatti duplicati: possiamo sempre riorganizzarli più avanti nell'articolo.

Dopo averlo fatto, puoi andare direttamente alla pagina Account del tuo iPhone e deselezionare "Contatti" per gli account non è più necessario sincronizzare o rimuovere del tutto i contatti da tali account.

● Elimina i contatti non necessari

Una volta che tutti i tuoi contatti sono in un unico posto, ora è importante ripulire il tuo elenco di contatti disordinato. C'è sicuramente una buona probabilità che la tua rubrica sia molto disorganizzata e piena di voci obsolete, mancanti o duplicate. È giunto il momento di ripulire la rubrica del tuo smartphone in modo da trovare tutto ciò di cui hai bisogno, ogni volta che ne hai bisogno, senza problemi.

Quindi metti da parte alcuni sforzi per sperimentare un elenco di contatti pulito. È meglio scoprire ed eliminare quelli non necessari e cancellare quelli che preferiresti non vedere. Nel caso in cui utilizzi un dispositivo basato su Android, puoi semplicemente toccare e agganciare un contatto per accedere alla modalità di determinazione. Da quel punto puoi scegliere lo stesso numero di contatti di cui hai bisogno, a quel punto premi il pulsante Elimina per sbarazzartene subito.

Nel caso in cui tu sia su un iPhone, non c'è scelta per pulire più contatti duplicati contemporaneamente: devi aprirli tutti, toccare "Modificare"e guarda in basso fino a Elimina contatto.

● Unisci contatti identici

Fino ad ora, abbiamo ripulito tutti i contatti disordinati che sono vecchi o conoscenti che non sono più in contatto. Ecco un passaggio fondamentale: domare, unire e gestire il relitto di contatti simili nella tua rubrica. Se hai abbinato i contatti di numerosi account, molto probabilmente hai un paio di copie nella tua rubrica.

Per uno smartphone Android, puoi unire in modo intelligente i contatti duplicati sul Web toccando il "Duplicati" opzione nella barra laterale sinistra. Ti verrà fornito un elenco di contatti che Google ritiene siano duplicati e puoi toccare il "Unisci" pulsante per unire più voci simili in un unico record. Puoi anche vedere questo menu su un telefono Android aprendo l'applicazione Contatti, toccando il menu a tre righe a sinistra e toccando "Suggerimenti".

Per un iPhone, a poco a poco, sei in un wicket appiccicoso. Apple non ha alcuna soluzione a questo problema. Tuttavia, puoi utilizzare l'interfaccia web di Google come illustrato sopra oppure puoi utilizzare un'app di ottimizzazione dei contatti su un dispositivo iOS se i tuoi contatti sono sincronizzati con iCloud. In questo modo, l'attività verrà eseguita toccando alcuni clic e si eviterà il lavoro manuale delle gambe.

● Aggiorna dati incompleti

Ora sei in dirittura d'arrivo. Hai il tuo elenco di contatti significativi, devi semplicemente assicurarti che ogni email, numero di telefono, nome e indirizzo sia completamente aggiornato e non ci siano informazioni mancanti. Purtroppo, dovrai fare un sacco di questo lavoro da solo: sebbene Gmail possa importare alcuni dati aggiuntivi dai contatti quando li includi, questi dati possono spesso essere obsoleti. Quindi devi controllare manualmente e rivisitare ogni contatto dalla tua rubrica. Questo è un compito enorme. Esiste un'incredibile app per la pulizia dei contatti duplicati che può scansionare, rivedere e inserire automaticamente i dati dei contatti incompleti dalla tua rubrica in un batter d'occhio.

Linea di fondo

Non è divertente, ma quando hai finito di gestire e ottimizzare la tua rubrica, il tuo elenco di contatti dovrebbe sembrare una libreria di contatti organizzata ed efficiente. Inoltre, ora ogni volta che invii a qualcuno un messaggio o un'e-mail, sarai sicuro che si stia dirigendo verso il contatto giusto.