Come utilizzare i file vCalendar in Outlook

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Microsoft Outlook utilizza i file vCalendar per scambiare informazioni su riunioni e appuntamenti con altri utenti della casa o dell’organizzazione. Con i file vCalendar, puoi facilmente pianificare appuntamenti con altri anche se non utilizzano Outlook come calendario principale.

Cos’è un file VCS?

Un file vCalendar, con estensione .vcs, ti consente di scambiare eventi del calendario con altre persone. Puoi salvare un evento del calendario di Outlook all’interno di un file VCS e inviarlo a qualcuno per condividere i dettagli dell’evento, anche se il destinatario è esterno all’organizzazione.

Alcune altre applicazioni di posta elettronica supportano anche i file VCS, quindi funziona anche per scambiare file con persone che non utilizzano Outlook.

Come creare file vCalendar

Creare un file vCalendar è molto semplice. Basta seguire i seguenti passaggi:

  • Fare clic sull’icona “Calendario di Outlook” nella parte inferiore sinistra dello schermo per aprire il calendario.
  • Fare clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi data del calendario e selezionare “Nuovo appuntamento” per creare una nuova voce.
  • Aggiungi le informazioni sull’appuntamento, inclusa la data, l’ora e tutti i dettagli pertinenti. Fare clic su “Salva e chiudi” per aggiungere la voce al calendario.
  • Fare doppio clic sulla voce del calendario per aprirla.
  • Fare clic su “File”.
  • Nella barra laterale a sinistra, fai clic su “Salva con nome”.
  • Nella parte inferiore, a destra del menu a discesa “Salva come”, seleziona “Formato vCalendar” e fai clic su “Salva”.

Come inviare file vCalendar tramite posta elettronica

  • In Outlook, fai clic sull’icona “Nuova e-mail” in alto a sinistra per inviare una nuova e-mail. Indirizzalo come faresti normalmente, con un destinatario, una riga dell’oggetto e qualsiasi informazione pertinente nel corpo dell’e-mail.
  • Dalla scheda “Inserisci”, fare clic su “Allega file” per aggiungere il file vCalendar.
  • Nel mio caso, il file non è stato visualizzato nel menu a discesa, quindi farò clic su “Sfoglia questo PC” in fondo all’elenco. Nella maggior parte dei casi, soprattutto se hai appena creato il file, dovrebbe apparire in cima all’elenco.
  • Trova il file vCalendar e fai clic per selezionarlo. Fare clic su “Inserisci” in basso per aggiungerlo all’e-mail.
  • Fare clic su “Invia” per inviare l’e-mail normalmente.

Come importare file vCalendar

  • In Outlook, fare clic su “File” per importare un file VCS.
  • Nella barra laterale a sinistra, fai clic su “Apri ed esporta”.
  • Fai clic su “Apri calendario”.
  • Vai alla posizione in cui hai salvato il file vCalendar. Se non riesci a trovarlo, controlla le opzioni di formato in basso e assicurati di aver selezionato “Formato vCalendar”.
  • Fare clic sul file per selezionarlo e quindi premere il pulsante “Apri” in basso.
  • Fare clic su “Copia nel mio calendario” per aggiungere il file vCalendar al calendario principale di Outlook.
  • Conferma l’aggiunta facendo clic sul pulsante “Sì” nella finestra a comparsa.

È ora possibile creare i propri file vCalendar da condividere su più piattaforme. Puoi anche inviarli e importarli nel tuo calendario di Outlook. Una volta che ti sarai abituato a utilizzare i file vCalendar, scoprirai che sono incredibilmente utili per rimanere organizzati indipendentemente dalla piattaforma che tu e i tuoi colleghi state utilizzando.

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